L’assemblée ordinaire annuelle dans les SARL et le dépôt des comptes au greffe

Introduction

La tenue d’une assemblée ordinaire annuelle dans les SARL est obligatoire. Elle a pour objet d’approuver les comptes de l’exercice écoulé et de décider de l’affectation du résultat.

Le Gérant doit ensuite déposer les comptes au Greffe. L’ensemble de ces formalités juridiques peut être divisé en 3 étapes :

 

Convocation à l’assemblée générale et communication des éléments sociaux

 

A la clôture de chaque exercice, le gérant doit établir les documents suivants

- Un inventaire –uniquement s’il gère un stock de marchandises ou de produits-

- Les comptes annuels -le bilan, le compte de résultat et l’annexe-

- Le rapport de gestion.

 

Convocation à l’AGO

Elle doit avoir lieu 15 jours avant la date de réunion soit par courrier recommandé, soit par remise en main propre contre signature.

- Les documents suivants doivent être envoyé avec la convocation :

- Les documents sociaux : comptes annuels et rapport de gestion

- Le texte des résolutions proposées.

- Le rapport du commissaire aux comptes s’il en existe un .

 

Remarque 1 : L’inventaire n’est pas à envoyer aux associés mais doit être tenu à leur disposition dans les 15 jours qui précèdent au siège de la société.

 

Remarque 2 : Si le gérant ne convoque pas l’AGO, un associé peut demander, en référé, au président du tribunal de commerce d’obliger le gérant à procéder à cette convocation.

 

Remarque 3 : A compter de la date de communication, les associés ont la possibilité de poser par écrit des questions auxquelles le gérant devra répondre au cours de l’assemblée générale.

 

Remarque 4 : L’assemblée doit se réunir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice. Mais, le gérant a la possibilité de faire une demande de prolongation du délai pour la tenue de l’assemblée au président du tribunal de commerce territorialement compétent. Cette requête doit être adressée dans les six mois de la clôture de l’exercice social.

 

La tenue de l’assemblée générale

 

Les décisions prises de manière obligatoire

- Lors de la réunion, l’assemblée annuelle se prononce obligatoirement sur :

- L’approbation, le rejet ou le redressement des comptes ;

- La distribution éventuelle des dividendes et les modalités de leur mise en paiement.

- Le quitus au gérant pour l’accomplissement de son mandat

 

Remarque 1 : En dehors de ces décisions obligatoires, l’assemblée peut prendre toute autre décision relevant de la compétence de l’assemblée générale ordinaire des associés. Exemple : les conventions passées entre la société et l’un des gérants ou associés.

 

Dépôt des comptes au Greffe et formalités de publicité de l’AGO

 

Dépôt des comptes au greffe

Une fois les comptes approuvés, le gérant dispose d’un délai d’un mois pour les déposer au greffe du tribunal de commerce.

 

- Doivent faire l’objet d’un dépôt :

- Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;

- Le rapport de gestion ;

- La proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée ;

- La résolution votée d’affectation du résultat ;

- Le rapport du commissaire aux comptes s’il en existe un ;

- Le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe.

 

Le dépôt des comptes s’effectue en deux exemplaires datés et certifiés conformes par le représentant légal de la société c’est à dire le gérant.

 

Remarque 1 : En cas de refus d’approbation des comptes annuels, le gérant doit déposer deux copies certifiées conformes du procès verbal de l’assemblée attestant de ce refus au greffe du tribunal de commerce.

Attention : Cas de l’associé unique, gérant, personne physique d’une EURL :

 

Lorsque l’associé unique d’une EURL est également le gérant de l’entreprise, le dépôt des comptes annuels dûment signés par ce dernier au greffe du tribunal de commerce vaut approbation. Il est dispensé de déposer son rapport de gestion au tribunal. Ce document doit toutefois être tenu à disposition de tout intéressé qui en ferait la demande. Le gérant est désormais affranchi de procéder à l’enregistrement du récépissé de dépôt des comptes sur son registre des procès-verbaux.

 

La publication des comptes

Ils sont ensuite publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), à la diligence du greffier.